Meetingbremse: Anwesenheit ohne Präsenz

Ein Erfahrungsbericht aus der Arbeit mit einem Leitungsteam

Kürzlich durfte ich als Organisationsberaterin bei einer Sitzung eines Leitungsteams dabei sein. Das Team kannte mich bereits aus einem Workshop, wusste jedoch nicht, dass ich an diesem Tag eingeladen war. Eine gute Gelegenheit, ehrlich hinzuschauen und Impulse für mehr Wirksamkeit und Miteinander zu geben.

1. Einstieg ohne Orientierung

Die Sitzung begann sehr direkt. Für mich als Beobachterin war zunächst nicht klar, wer moderiert oder ob es bereits Absprachen im Vorfeld gegeben hatte. Es wirkte wie ein Kaltstart.

Was hilft: Ein kurzes, gemeinsames Ankommen: „Willkommen zur heutigen Leitungsteamrunde“ – kombiniert mit einer klaren Eröffnung durch die Moderation und einem Überblick über die Agenda. Das schafft Orientierung und holt alle ins gleiche Boot.

2. Alle mit Laptop – aber ohne Verbindung

Alle hatten den Laptop offen. Manche tippten, andere starrten auf den Bildschirm. Der Blickkontakt war minimal, echte Beteiligung kaum sichtbar. Zwei bis drei Personen führten das Gespräch, der Rest wirkte wie abgetaucht.

Ein Beispiel: Jemand wurde direkt angesprochen, antwortete aber, ohne den Blick vom Bildschirm zu heben. Das ist nicht nur unhöflich, es untergräbt auch die gemeinsame Verantwortung.

Was hilft: Laptops zu – es sei denn, sie sind für die Moderation oder Protokollführung wirklich nötig. Wer präsent ist, zeigt das mit Körperhaltung, Blickkontakt und Beteiligung. Alles andere signalisiert: „Ich bin zwar körperlich da, aber geistig woanders.“

3. Moderation: Zu viele Köche

Die Rolle der Moderation war zwar formal vergeben, praktisch jedoch wenig sichtbar. An mehreren Stellen übernahmen andere die Gesprächsführung.

Was hilft: Klarheit darüber, was zur Moderation gehört:

• Wer eröffnet?

• Wer priorisiert die Themen?

• Wer achtet auf die Zeit?

• Wer achtet darauf, dass alle zu Wort kommen?

4. Welche Themen gehören wirklich ins Meeting?

Einige Diskussionen betrafen nur zwei Personen, während der Rest der Runde nebenbei arbeitete. Das ist für alle verschenkte Zeit.

Was hilft:

• Was muss im Leitungsteam besprochen werden?

• Was kann in kleineren Formaten oder 1:1 geklärt werden?

• Welche Informationen können vorab verteilt werden?

Ein klarer Fokus verhindert Ermüdung und schafft Raum für die wirklich wichtigen Dinge.

5. Priorisierung

Die Themen waren gesammelt, aber nicht gewichtet. Dadurch kam es zu langen Diskussionen zu eher kleinen Punkten, während größere Themen zu kurz kamen.

Was hilft:

• strategisch Wichtiges zuerst.

• operative Details danach –oder in separaten Runden.

• notfalls weniger Themen, dafür mit mehr Tiefe.

6. Und was, wenn ich Teammitglied bin und merke, es läuft nicht rund?

Ich werde oft gefragt: „Was soll ich tun, wenn ich merke, dass unser Meeting nicht gut läuft – aber nicht in der Leitung bin?“ Meine Antwort: Verantwortung kennt keine Hierarchie.

Möglichkeiten:

• Eine Rückmeldung in der Runde geben: „Ich habe den Eindruck, dass wir nicht wirklich im Gespräch sind. Wollen wir kurz sortieren, woran das liegt?“

• ansprechen, was auffällt

• Das eigene Verhalten hinterfragen: Wie bin ich gerade dabei? Trage ich zur Klarheit bei – oder zur Unschärfe?

Teamkultur entsteht nicht durch große Reden, sondern durch konsequentes Verhalten. Jeden Tag, in jeder Sitzung.

Fazit

Das Team, das ich beobachtet habe, bringt hohe fachliche Kompetenz mit. Was fehlt, ist die bewusste Gestaltung der Zusammenarbeit hinsichtlich Präsenz, Struktur und Verbindlichkeit. Wer als Leitungsteam Wirkung entfalten will, sollte nicht nur auf Inhalte, sondern auf das Wie der Kommunikation achten. Und das beginnt im Meeting mit Haltung, Fokus und der Bereitschaft, Dinge zu verändern.

Kurz & knapp: So wird ein Meeting wirksam

✅ Einladung mit Ziel, Zeitrahmen, Rollen

✅ Gemeinsames Ankommen

✅ Agenda mit klarer Priorisierung

✅ Moderation mit Verantwortung

✅ Beteiligung sichtbar machen

✅ Laptops nur, wenn nötig

✅ Themen: „Was gehört wirklich in die Runde?“

✅ Abschluss mit Klarheit: Wer macht was – bis wann?

Idee

Versuchen Sie es doch einmal mit einem Meeting an einem anderen Ort? In der warmen Jahreszeit bspw. in einer Sitzecke draußen, in Verbindung mit einem Spaziergang oder gemeinsamen Mittagessen. Ortswechsel verändern Perspektiven und können den Auftakt für frische Impulse bilden.

Mehr zu meiner Arbeit als Beraterin in Dresden unter www.susann-hinz.de