Plötzlich ohne Führung - Was Teams lähmt, wenn Übergaben fehlen

In einer aktuellen Coachingbegleitung begegnete mir ein Thema, das in vielen Organisationen unterschätzt wird, bis es passiert: Eine Führungskraft fällt plötzlich aus und ist weg. Ob durch Urlaub, Krankheit oder eine kurzfristige Kündigung, es fehlen eine Übergabe, Vertretungsregelung und klare Ansagen. Das Team bleibt nicht zwingend im Chaos zurück, jedoch im Stillstand. Entscheidungen werden vertagt, Verantwortlichkeiten verschwimmen und Unsicherheit macht sich breit, obwohl die Aufgaben eigentlich klar waren.

Teams ohne Führung - Susann Hinz, Teamentwicklung und Coaching im Großraum Dresden

Was in Teams aus gruppendynamischer Sicht passiert

1. Die gewohnte Orientierung bricht weg. Führung gibt Richtung und sorgt inhaltlich wie emotional für Verlässlichkeit im Arbeitsalltag. Wenn diese Struktur plötzlich fehlt, entsteht Leere. Wer entscheidet jetzt? Wer priorisiert? Wer kommuniziert nach außen? Auch eingespielte Teams geraten ins Stocken, wenn dieses verbindende Element wegfällt.

2. Verantwortung wird diffus. Ohne klare Vertretung oder Übergabe greifen informelle Mechanismen: Einzelne übernehmen, andere ziehen sich zurück. Erwartungen bleiben unausgesprochen und Frustration wächst. Wer zu viel macht, fühlt sich schnell überlastet. Wer abwartet, wird womöglich als passiv wahrgenommen. Das belastet das Miteinander.

3. Selbstorganisation passiert nicht von allein. Die Vorstellung, ein Team würde sich „einfach so“ neu sortieren, ist ein Trugschluss. Ohne legitimierte Rollen oder abgesprochene Zuständigkeiten entstehen verdeckte Konflikte, Spannungen und Unsicherheiten. Statt Handlungsfähigkeit zeigt sich Zurückhaltung. Es besteht die Angst, etwas falsch zu machen oder übergriffig zu wirken.

4. Entscheidungen werden zur Hürde. Was sonst pragmatisch entschieden wird, wird plötzlich zur heiklen Frage: „Dürfen wir das entscheiden?“, „Wie hätte die Führungskraft es wohl gemacht?“ Diese Unsicherheit lähmt aus dem Bedürfnis nach Absicherung.

   
   

Was jetzt hilft

1. Die Lücke offen ansprechen. Statt still auf eine Rückkehr oder eine Lösung „von oben“ zu warten, hilft es, die Situation klar zu benennen: „Wir sind aktuell ohne Führungskraft. Es gibt keine Übergabe.“ Damit ist die Grundlage geschaffen, um gemeinsam handlungsfähig zu werden.

2. Zuständigkeiten auf Zeit regeln. Es braucht keine neuen Hierarchien, doch für einen definierten Zeitraum sollte klar sein: Wer koordiniert? Wer trifft Entscheidungen im Alltag? Wer kommuniziert nach außen? Diese temporäre Struktur schafft Sicherheit.

3. Dynamiken im Team sichtbar machen. Was passiert gerade unter der Oberfläche? Wer übernimmt stillschweigend Verantwortung? Wer fühlt sich außen vor? Ein moderiertes Gespräch über Rollen, Erwartungen und Unsicherheiten kann Spannungen abbauen und das Vertrauen im Team stärken.

4. Entscheidungen gemeinsam vorbereiten. Nicht alles muss basisdemokratisch entschieden werden, transparent sein. Ein kleines Team kann Entscheidungen vorbereiten, begründen und im Rückblick auch verantworten. So bleibt das Team in Bewegung, ohne sich zu überfordern.

5. Die Situation dokumentieren und reflektieren. Welche Informationen haben gefehlt? Was lief gut, trotz allem? Wo gab es Reibungsverluste? Diese Erkenntnisse sind nicht nur zur Aufarbeitung mit der Führungskraft wertvoll, sondern auch für künftige Vertretungs- und Übergabestrukturen.

Und dann?

Wenn Führung ausfällt, zeigt sich, wie stabil eine Organisation wirklich aufgestellt ist. Es braucht Klarheit, Kommunikation und die Bereitschaft, Verantwortung auch jenseits formeller Rollen zu gestalten.

Ich bin Susann Hinz, Teamentwicklerin & Coach aus Dresden. Mit einem Blick für das Wesentliche, klarer Prozessstruktur und dem nötigen Feingefühl für das, was zwischen den Zeilen passiert, unterstütze ich Führungskräfte und Teams:

• Klärung der aktuellen Lage und Rollenverteilung

• Moderation von Teamgesprächen bei Unsicherheit oder Spannungen

• Reflexion gruppendynamischer Prozesse

• Entwicklung tragfähiger Übergabe- und Vertretungsstrukturen

Ob als akute Begleitung oder zur präventiven Vorbereitung. Ich freue mich, wenn Sie mich kontaktieren. www.susann-hinz.de